E-irsaliye kağıt irsaliye ile aynıözelliklere sahip olan ve Vergi Usul Kanunu içerisinde belirlenen şartlara uygun şekildedüzenlenmesi gereken sevk irsaliyeleri olarak bilinmektedir. Mal veya ürünün bir yerden başka bir yere nakliye edilmesi için düzenlenen belgelere sevk irsaliyesi adı verilmektedir. Elektronik irsaliyeler kağıt irsaliyelerin yerine geçmektedir. Elektronik ortamda düzenlenerek karşı tarafa iletilir ve belgenin ibraz edilmesi ve güvenli şekilde muhafaza edilmesini kapsar.
Nakliyenin gerçekleşmesi esnasında da şoförde veya araçta bulunan yetkili kişilerde elektronik olan veya kağıt ortamda düzenlenmiş olan irsaliyenin bir sureti bulunması gerekmektedir. Fatura bulunuyorsa faturanın not bölümünde “irsaliye yerine geçer” açıklamasının yazılmış olması ayrıca bir irsaliye düzenlenmesini gerektirmez. Eğer faturada böyle bir açıklama bulunmuyor ve ayrı olarak sevk irsaliyesi düzenlenmemiş ise bu durum fark edildiğinde alıcı ve satıcıya cezalar uygulanabilmektedir.
E-irsaliyeye geçmesi gereken firmalar, 2018 tarihinden itibaren E-Fatura uygulamasına kayıtlı olan firmaları kapsamaktadır. 2018 yılından itibaren brüt satış hasılatları 10 milyon TL veya üzeri olan mükellefleri içine almaktadır. Ciroya bağlı e-irsaliyeye geçişin yanı sıra ciroya bağlı olmayan bazı geçiş zorunlulukları bulunmaktadır. Ciroya bağlı olmayan geçiş zorunluluklar aşağıdaki gibidir;
Bununla birlikte, Genel İdare Başkanlığı’nın işletmelere yazılı bildirim yaparak 3 ay süre vererek e-irsaliyeye geçmeler konusunda yetkileri vardır. E-irsaliyeden faydalanan işletmeler ile e-irsaliyeye kayıt olmayan işletmelere sevk irsaliyelerini e-irsaliye olarak düzenleyebilir.
E-irsaliyenin avantajları arasında zamandan tasarruf sağlamak ve maliyetten tasarruf sağlamak akla gelmektedir. Ticari şirketlerin e-irsaliyeye geçmesinde en önemli neden firmaların operasyonel açıdan her alanda tasarruf sağlaması gelmektedir. Dolayısıyla, E-irsaliyenin avantajlarını şu şekilde sıralamak mümkündür.
Ülkemizde nerdeyse e-irsaliye işinin %50’sini gerçekleştiren EDM Bilişim Yetkililerine göre; E-irsaliye uygulamasına başvuru işlemleri için öncelikle mükellef şirketlerin e-irsaliye uygulamasına kayıt olması gerekir.E-irsaliye uygulamasına kayıt gerçekleşmeden önce e-fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekli bir husustur. E-irsaliye uygulaması ile e-fatura uygulaması kullanım şekli aynıdır. E-fatura uygulamasına kayıt yaptıran kullanıcıların üç farklı şekilde e-irsaliye uygulamasına başvuru yapabilir. Dolayısıyla, e-irsaliye başvuru yöntemleri şu şekildedir.
1.GİB Portal: E-irsaliye başvuruları için https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresine giriş yapılarak başvuru işlemleri gerçekleştirilmektedir.
2.Entegrasyon Yöntemi: Entegrasyon yöntemi ile GİB Başkanlığı’na başvuru yapılarak dilekçe verilerek kayıt yapılabilir.
3.Özel Entegrasyon: E-irsaliye uygulama sistemine dahil olmak isteyen şirketler GİB üzerinden ya da entegratörlükten başvuru yapabilmektedir. Dolayısıyla başvuru işlemleri ile özel entegratör kurumları ilgilenmektedir.
EDM bilişim Yetkilileri mükellefleri e-irsaliye uygulamasında dikkat edilmesi gerekenler hakkında uyarıyor: İlk olarak karşı firma e-irsaliye uygulaması kullansın ya da kullanmasın firmanın karşı firmaya e-fatura kesmesi gerekir. Eğer kesilecek e-faturada ürünün alıcısı bilinmediğinde ‘’Muhtelif müşteriler’’ adın altında irsaliye düzenlenmelidir. Bu durumda müşteri adı ve soyadının yazılacağı yere muhtelif müşteriler yazılarak e-irsaliye kesilmelidir.
Ürünün alıcısı bilindiği vakit irsaliye kesilecek kişinin adı soyadı girilerek e-irsaliye kesilir. Eğer GİB alıcısı elektronik irsaliye sistemine kayıtlı olmadığında kağıt üzerinden düzenleme yapılır ve kişiye teslim edilir.
E-irsaliyede yer alması gereken bilgiler belge numarası ile elektronik irsaliye düzenleme tarihi yer almalıdır.